ETHICS Data Privacy Policy
ETHICS – International Society of Healthcare Ethics and Compliance Professionals (hereinafter « ETHICS or the Association »), is an Association Law of 1901, registered with the Prefecture of Paris under number W751213412, whose head office is located at 1 rue d ‘Astorg, 75008 Paris, France.
We process personal data (hereinafter “Data”) as part of our activities and therefore act as Data Controller within the meaning of Regulation 216/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016 (“GDPR”).
Our Privacy Policy defines and informs the natural persons concerned of the way in which we use and protect the Data transmitted to us. This Policy may change at any time, in particular with a view to complying with any legislative or regulatory changes.
What Data do we collect and for what purposes?
We may need to collect the Data you provide to us (such as Last Name; First Name; Company; Professional experience; Training; Diplomas; Professional postal addresses and / or email address).
These Data are collected to:
- manage the Association and ensure the follow-up of members in the different categories;
- provide our members with the services or information for which the Association was created;
- collect information allowing us to make the Association known, to develop its geographical presence and to increase the number of its members.
The main Data processing carried out by ETHICS are as follows:
Management of membership application files
The main purpose of this processing is to manage the application files and to determine whether the membership rules are met for the candidate concerned.
The Data processed are those relating to the identification of the person, their professional background and the functions previously performed.
Member management
The main purpose of this processing is to manage the Data of members of the Association, such as identification data, contact data, professional contact details, membership status and paid contributions.
Registration to events for members and for invited non-members
The purpose of this processing is the management of participants in events organized or co-organized by ETHICS. The information concerned is identification data and the lists concerned may be communicated to ETHICS partners, associated with the organization of the event.
Extraction of all or part of the list of members of the Association, for needs related to the performance of studies or for statistical purposes. The purpose of this processing is related to the performance of studies by ETHICS partners or the constitution or analysis of statistical data concerning the Association or its members.
We keep the various Data only for the time necessary to carry out the processing concerned.
When they are no longer necessary for the achievement of the expected purposes, the Data concerned are deleted.
We only transmit some of the Data to authorized recipients, subcontractors or partners of the Association, ensuring the confidentiality and integrity of the Data concerned and respecting the best security practices in force.
You have the right to access, rectify or delete your Data. You can at any time request the rectification, updating or deletion of Data which may become inaccurate, incomplete or obsolete.
You can also object to the processing of all or part of your Data, for legitimate reasons.
To exercise or know your rights or for any questions concerning our global GDPR policy, you can send an email to Director@EthicsPros.com, or a letter to the Association’s headquarters, 1 rue d ‘Astorg, 75008 Paris, France. We will respond to you within the legal deadlines.
ETHICS Politique de Confidentialité
ETHICS – International Society of Healthcare Ethics and Compliance Professionals (ci-après «ETHICS ou l’ Association ») , est une Association Loi de 1901, immatriculée à la Préfecture de Paris sous le numéro W751213412, dont le siège social est situé 1 rue d’Astorg – Paris 8ème.
Nous traitons des données personnelles (ci-après «Données») dans le cadre de nos activités et agissons donc en qualité de Responsable du Traitement au sens du Règlement 216/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 Avril 2016 ( «RGDP»).
Notre Politique de Confidentialité définit et informe les personnes physiques concernées de la manière dont nous utilisons et protégeons les données qui nous sont transmises. Cette Politique peut évoluer à tout moment, notamment en vue de se conformer à d’éventuelles évolutions législatives ou réglementaires.
Quelles Données collectons-nous et pour quelles finalités ?
Nous pouvons être amenés à collecter les Données que vous nous fournissez (telles que Nom-Prénom-Entreprise-Expérience professionnelle-Formation-Diplômes-Adresses postale-professionnelle ou email).
Ces Données sont collectées pour :
- gérer l’Association et assurer le suivi des membres dans les différentes catégories ;
- fournir à nos membres les services ou informations pour lesquels l’Association a été créée ;
- recueillir des informations nous permettant de faire connaître l’Association , de développer sa présence géographique et d’accroître le nombre de ses membres.
Les principaux traitements de Données réalisés par Ethics sont les suivants :
Gestion des dossiers de candidature.
La finalité principale de ce traitement est de gérer les dossiers de candidature et de déterminer si les règles d’adhésion sont satisfaites pour le/la candidat(e) concerné(e).
Les Données traitées sont celles relatives à l’identification de la personne, son parcours professionnel et les fonctions précédemment exercées.
Gestion des Membres.
La finalité principale de ce traitement est de gérer les Données des membres de l’Association, telles que données d’identification, données de contact, coordonnées professionnelles ,statut de membre et cotisations réglées.
Inscription à un événement pour les membres, comme pour les non-membres invités.
La finalité de ce traitement est la gestion des participants à un événement organisé ou co-organisé par ETHICS. Les informations concernées sont les données d’identification et les listes concernées peuvent faire l’objet de communication à des partenaires d’ETHICS, associés à l’organisation de l’événement.
Extraction de tout ou partie de la liste des membres de l’Association, pour des besoins liés à la réalisation d’études ou pour des besoins statistiques. La finalité de ce traitement est liée à la réalisation d’études par des partenaires d’Ethics ou la constitution ou l’analyse de données statistiques concernant l’Association ou ses membres.
Nous conservons ces différentes Données uniquement pour la durée nécessaire à l’accomplissement des traitements concernés.
Lorsqu’elles ne sont plus nécessaires pour la réalisation des finalités attendues, les Données concernées sont supprimées.
Nous ne transmettons certaines des Données qu’à des destinataires habilités, sous-traitants ou partenaires de l’Association, en veillant à préserver la confidentialité et l’intégrité des Données concernées et en respectant les meilleures pratiques de sécurité en vigueur.
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification ou de suppression de vos Données. Vous pouvez à tout moment demander la rectification, la mise à jour ou la suppression des Données qui viendraient à être inexactes, incomplètes ou obsolètes.
Vous pouvez également vous opposer au traitement de tout ou partie de vos Données, pour des motifs légitimes.
Pour exercer ou connaître vos droits ou pour toute question concernant notre politique globale RGDP, vous pouvez envoyer un courrier électronique à Director@EthicsPros.com ou un courrier postal au siège de l’Association ,1 rue d’Astorg – Paris 8ème. Nous vous répondrons dans les délais légaux.